Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder ethische Standards müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Kund:innen, Mitarbeitende, Geschäftspartner:innen und das Unternehmen abwenden zu können.

Hierzu haben wir uns dem Hinweisgebendensystem der VGH Versicherungen angeschlossen.

Das Hinweisgebendensystem der VGH Versicherungen dient der Entgegennahme von Hinweisen und gibt Dir die Möglichkeit, uns über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/oder Compliance-Regeln zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen. Es dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Hinweisgebende müssen wegen ihres Hinweises oder ihrer Beschwerde keine Benachteiligung durch die ivv GmbH oder darüber hinaus die VGH Versicherungen befürchten. Die Mitarbeitenden der Abteilung Compliance unterliegen insoweit einer besonderen arbeitsrechtlichen Schweigepflicht und haben nach dem Gesetz sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität gewährleistet ist.

Das Hinweisgebendensystem steht für Meldungen von Verstößen gegen alle gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung, die die ivv GmbH oder ihre Zulieferer zu beachten haben. Hierzu zählen insbesondere:

• Verstöße gegen das Versicherungsaufsichtsrecht und das Versicherungsvertragsrecht
• Wirtschaftsstraftaten wie Betrug, Veruntreuung von Geldern oder Korruption
• Manipulationen in der Rechnungslegung
• Kartellabsprachen
• Geldwäsche

Das Hinweisgebendensystem dient zudem als Beschwerdeverfahren bei menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit, Sklaverei
• Missachtung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Missachtung der Koalitions- & Meinungsfreiheit, Recht auf Kollektivverhandlungen
• Ungleichbehandlung in Beschäftigung
• Vorenthalten angemessener Löhne
• Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen
• Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
• Einsatz von Sicherheitskräften ohne ausreichende Aufsicht
• Herstellung und Verwendung von mit Quecksilber versetzten Produkten gem. Minamata-Übereinkommen
• Widerrechtliche Behandlung von Quecksilberabfällen gem. Minamata-Übereinkommen
• Widerrechtliche Produktion und Verwendung von persistenten organischen Stoffen gem. Stockholmer Übereinkommen
• Ein- oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle gem. Baseler Übereinkommen

Das Hinweisgebendensystem steht allen Personen und Unternehmen offen, die mit der ivv GmbH und den VGH Versicherungen oder den für sie arbeitenden Unternehmen in Berührung kommen – egal ob Beschäftigte im eigenen oder zuliefernden Betrieb, Kund:innen, Lieferant:innen, Träger oder Allgemeinheit.

Hinweise werden von der zentralen Compliancefunktion der VGH Versicherungen entgegengenommen und bearbeitet. Diese ist aufgrund der versicherungsaufsichtsrechtlichen Anforderungen in ihrer fachlichen Arbeit unabhängig und weisungsfrei und muss aufgrund gesetzlicher Vorgaben gewährleisten, dass die Identität von Hinweisgebenden vertraulich bleibt. Die Leitung der Compliancefunktion muss zudem gegenüber der BaFin die fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit nachweisen und unterliegt somit einer herausgehobenen persönlichen Kontrolle durch die aufsichtsführende Stelle. Alle Mitarbeitenden haben sich zudem fachlich entsprechend zu schulen und ihr notwendiges Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Um Ihren Hinweisen auf Verstöße im oder durch das Unternehmen rechtzeitig, fair und angemessen nachzugehen, haben wir mehrere Meldewege eingerichtet. Über diese können sowohl Mitarbeitende als auch außenstehende Dritte Hinweise zu möglichen Verstößen mündlich oder schriftlich gegen Rechtsvorschriften oder interne Regelungen abgeben.

Deinen Hinweis kannst Du über die folgenden Kanäle sicher und vertraulich einreichen:

Hinweisgebendenportal:

Nutze unser Hinweisgebendenportal, über welches Du mit uns unkompliziert und anonym kommunizieren kannst.                                                           

per Post:

Andreas Kratzmann

(persönlich/vertraulich)

Abteilung Compliance

Schiffgraben 4, 30159 Hannover

(Die Post wird der Abteilung Compliance ungeöffnet zugestellt)

Telefon:

Andreas Kratzmann

(Abteilungsleiter Compliance)                                    

0511 362-2112

Persönlich:

Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.

per MS-Teams:

Terminvereinbarung über hinweisgebersystem@vgh.de mit  dem Compliance-Beauftragten oder dem Abteilungsleiter der Abteilung Compliance.

Die Zuständigkeit für Hinweise liegt bei der zentralen Compliancefunktion. Darüber hinaus tragen wir die Verantwortung für die Koordinierung und die Steuerung der Aufklärung von Meldungen, die über das Hinweisgebersystem eingehen.

Deine Identität als hinweisgebende Person wird vertraulich behandelt und keinen anderen Personen gegenüber offengelegt als denjenigen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zuständig sind. Sofern Du auf die Wahrung der Vertraulichkeit Deiner Identität wertlegen, werden nur die Mitarbeitenden diese erfahren, die die Meldung entgegennehmen dürfen. Sofern wir im weiteren Verlauf der Aufklärung und Arbeit andere Stellen involvieren müssen, sei es wegen Sachverhaltsaufklärung oder anderer Ermittlungsmaßnahmen, werden wir diesen Deine Identität nur dann offenbaren, wenn es für die Aufklärung und Beseitigung etwaiger Verstöße unbedingt erforderlich ist.

Die vertrauliche Bearbeitung der Identität erstreckt sich auch auf diejenigen Personen, die in einer Meldung namentlich genannt werden (betroffene Personen). Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit bestehen bei einer Einwilligung und in den Fällen, in denen Informationen über die Identität der genannten Person im Rahmen von gesetzlichen Bestimmungen bzw. auf Anordnung von Behörden oder Gerichten (z.B. Ermittlungs- und/oder Strafverfahren) weitergegeben werden müssen.

Das Gebot der Vertraulichkeit gilt nicht bzw. lediglich eingeschränkt für Personen, die falsche Informationen über Verstöße nicht in gutem Glauben melden.

Wir tolerieren keine Repressalien von Personen, die aufgrund von konkreten Anhaltspunkten Hinweise zu potenziellen Verstößen mitteilen. Jede Person, die nach bestem Wissen einen Hinweis auf potenzielle Verstöße abgibt, wird wegen der Abgabe eines solchen Hinweises in keiner Weise durch die ivv GmbH oder die VGH Versicherungen sanktioniert oder benachteiligt. Hierzu hat sich der Vorstand mit der Verabschiedung der Verhaltensgrundsätze entschieden und bekannt. Wir wollen eine Arbeitsumgebung schaffen, in der alle auf Missstände aufmerksam machen können, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Solltest Du deshalb Repressalien erfahren, die im Zusammenhang mit Deiner Meldung stehen, bitten wir Dich, uns unverzüglich zu kontaktieren.

Darüber hinaus Bist Du als hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz in allen Fällen geschützt, in denen Dudie offengelegten Informationen im guten Glauben für wahr halten durftest und diese Sachverhalte betreffen, die Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Arbeitnehmerschutzvorschriften, Vorschriften zur Geldwäscheprävention, Umweltschutzvorschriften, Verbraucherschutzvorschriften einschließlich derer gegen unlauteren Wettbewerb, Datenschutzvorschriften, Rechnungslegungs- und Steuervorschriften sowie Kartellverbotsvorschriften zum Gegenstand haben.

In diesen Fällen kannst Du durch das betreffende Unternehmen weder für die Offenlegung der Informationen zur Rechenschaft gezogen werden, noch dürfen Repressalien wie arbeitsrechtliche Maßnahmen an Dir verübt werden. Auch hat das Unternehmen im Falle gutgläubiger Meldungen keinerlei Schadenersatzansprüche gegen Dich. Solltest Du dennoch Repressalien erleiden, hast Du einen gesetzlichen Schadenersatzanspruch.

Es stehen Dir ebenfalls die folgenden externen Hinweisgeberstellen gleichwertig zu unserer Internen Meldestelle zur Verfügung:

            Bundesamt für Justiz (BfJ)

            Bundeskartellamtes (BKartA)

            Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

Du kannst Deinen Hinweis zu potenziellen Regel- und Gesetzesverstößen auch anonym abgeben. In diesem Fall bitten wir Dich, Deinen Hinweis so konkret und ausführlich zu schildern, da wir ohne die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme mit Dir der Sache nachgehen müssen. Bitte bedenke deshalb, dass wir eine bessere Handhabung der Meldung haben, wenn wir Dich ggf. zu notwendige Rückfragen zum Sachverhalt kontaktieren können.

Nach Eingang Deiner Beschwerde erhältst Du nach spätestens sieben Tagen eine Eingangs­bestätigung.

Die Abteilung Compliance prüft an­schlie­ßend, ob Dein Hin­weis stich­haltig ist. Soll­ten weitere Infor­mationen zur Bear­beit­ung Deines Hin­weises nötig sein, wirst Du kontak­tiert, um die offenen Fra­gen zu klären. In diesem Kontext erör­tern wir mit Dir die Motive Deines Hin­weises und be­sprechen auch, welche Vor­stellungen Du mit der Ein­reichung eines Hin­weises ver­bindest. Solltest Du Deinen Hinweis tele­fonisch oder im Rahmen einer per­sönlichen Zu­sammen­kunft abge­geben haben, werden wir ein Proto­koll an­fertigen. Du bekom­mst dies zur Über­prüfung zuge­sandt, um es ggf. zu korri­gieren und zu unter­schreiben bzw. es in elektro­nischer Form zu bestä­tigen.

Er­gibt die Prü­fung Deines Hin­weises einen ersten Ver­dacht auf mö­gliche Ver­stöße gegen Gesetze oder unsere Ver­haltens­grund­sätze werden sei­tens der Ab­teilung Compliance die wei­teren Folge­maßnahmen fest­ge­legt. Diese bein­halten in diesem Stadium die Aus­wertung ver­füg­barer Unter­nehmens­informationen unter Ein­haltung der hier­für gelten­den daten­schutz­recht­lichen und arbeits­rechtlichen Vor­gaben sowie die ggf. erfor­derlich wer­dende Ein­bindung weiterer unter­nehmens­interner Stel­len wie bspw. der internen Revision, des/der Daten­schutz­beauftragten, und der Personal­abteilung. Sollte sich nach Aus­wertung der vor­liegenden Infor­mationen ein kon­kreter Ver­dacht er­härten, werden mög­liche Betei­ligte in einem fairen Ver­fahren ange­hört.

Sollte ab­schließend ein Ver­stoß gegen gesetz­liche Vor­gaben nahe­liegen, wer­den sowohl die er­forder­lichen reaktiven Maß­nahmen im Einzel­fall ge­prüft und er­griffen (arbeits­recht­liche Maß­nahmen gegenüber Tä­ter:innen, Ein­bindung und Mel­dung gegen­über der Straf­ver­folgungs- und Auf­sichts­behörden, Geltend­machung von Schaden­ersatz) sowie die Ver­besserung mög­licher präventiver interner Maß­nahmen eva­luiert und veran­lasst.

Wäh­rend dieser Prozess­schritte wer­den wir Dich dann infor­mieren und auf dem Laufen­den halten, wenn die Ein­leitung von Folge­maß­nahmen Deine Interes­sen poten­tiell berühren könnte, insbe­sondere, weil Rück­schlüsse auf Deine Identi­tät denk­bar wären oder wir Dich nochmals über den Schutz vor etwaigen Repressalien aufklären wollen.

Inner­halb von drei Monaten nach der Eingangs­bestätigung erhältst Du eine Rück­meldung über die er­grif­fenen oder geplanten Maß­nahmen, sofern nicht Rechte Dritter durch eine Rück­meldung beein­trächtigt wer­den.